OBJETO
El objetivo del presente documento es definir el procedimiento utilizado por la Oficina de registro de Usuarios de la pagina Web del Ayuntamiento de León, para permitir el acceso a los ciudadanos que lo soliciten a la gestión y consulta de sus trámites con el Ayuntamiento de León mediante el uso de internet, sin necesidad de desplazarse a las oficinas municipales.
ALCANCE
Este procedimiento abarca todo el trámite, desde la solicitud hasta la obtención de la autorización de acceso, desde el momento en que el Ciudadano inicia el proceso rellenando la instancia definida a tal efecto, hasta que el Ayuntamiento le notifica la concesión de la autorización entregándole su clave de acceso y contraseñas.
DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
Ley orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) 15/1999 de 13 de diciembre.
Reglamento de Medidas de Seguridad de los Ficheros Automatizados que contengan datos de carácter Personal. R.D. 994/99 de 11 de junio de 1999.
Manual de Usuario de mantenimiento de Terceros.
DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE
Solicitud
Para solicitar el acceso a la tramitación Online es necesario rellenar la instancia denominada Solicitud de acceso a la tramitación Online de expedientes desde la página Web del Ayuntamiento de León (www.aytoleon.es).
Esta instancia se obtendrá bien en formato papel en la Oficina de Registro de Usuarios del Ayuntamiento, o bien en formato electrónico en las secciones de Descarga y Televentanilla de la página Web del Ayuntamiento.
El formato electrónico es un formulario de tipo (.pdf) editable que permite rellenar la instancia mediante el ordenador e imprimirla o bien imprimirla sin editar y rellanarla posteriormente a mano.
La instancia se compone de una primera parte que contiene los campos de identificación del Solicitante (Nombre y Apellidos y documento de identidad que son obligatorios y domicilio y medios de contacto que son opcionales) y de unos textos que explican la política de privacidad y protección de datos de los usuarios, el compromiso que adquiere el ciudadano para no ceder sus claves de acceso y hacer un correcto uso de las mismas y una breve descripción de la funcionalidad de la tramitación Online.
Si no se rellenan los campos obligatorios el trámite no se llevará a efecto.
En el caso de menores de edad que no posean ningún documento de identidad, será obligatorio que la solicitud incluya el número del documento de identidad del Padre, Madre, Tutor o Representante Legal.
El documento de identidad de la persona Solicitante o del Representante legal, cuando se trata de un menor sin documentación, debe de ser obligatoriamente uno de los siguientes documentos:
Los campos identificados en la instancia como código de Usuario, primera password y segunda password no se rellenan en el momento de la solicitud. Estos campos están definidos para comunicar al Ciudadano el código de Usuario y las Contraseñas una vez aprobado el trámite.
Presentación
La instancia rellenada y firmada se entregará en la oficina de registro de Usuarios, obligatoriamente la han de presentar presencialmente el Solicitante y su Representante Legal (si es menor), acompañada del Documento de identidad del Solicitante o del Representante Legal.
El funcionario identificará de forma clara que el documento de identidad corresponde con la persona que presenta el trámite y que a su vez coincide con el Solicitante o su Representante Legal y que la firma coincide con la impresa en el documento de identificación.
El funcionario obtendrá una imagen en formato electrónico mediante un scanner del documento de identidad del solicitante (ambas caras) y de la instancia rellenada y firmada.
Opcionalmente, si quiere el Solicitante, el Funcionario realizará una foto tamaño carnet del Solicitante. Esta foto servirá para que en el caso de que en el futuro el ciudadano solicite vía Internet un trámite que precise incluir una foto (por ejemplo: la Tarjeta Ciudadana), el Ayuntamiento disponga de la misma en formato electrónico sin necesidad de que el Ciudadano se desplace a sus dependencias para entregarla.
Ejecución del alta del Usuario
Una vez obtenida y verificada la documentación presentada, el funcionario procederá a dar de alta al Solicitante en el fichero de Terceros del Ayuntamiento, introduciendo los datos que constan en el formulario y los ficheros electrónicos con las imágenes del documento de Identidad, de la solicitud y de la foto.
Si ya existe el Ciudadano como Tercero modificará el contenido del registro actualizando los valores e imágenes incluidas en el presente trámite.
Si el tercero es un menor, hay que hacer constar este hecho en el momento del alta o modificación, ya que se generará un código de tercero con el mismo número de documento que su Representante Legal, al que se le añade una extensión mediante un dígito numérico para diferenciarlo del mismo Ciudadano cuando actúa como Tercero en su Nombre y no como Representante del menor a su cargo.
Pulsando la opción de Listado (botón para generar las claves de acceso), el sistema genera un código de Usuario y dos contraseñas, que se comunican al ciudadano de la forma siguiente:
Se imprime un documento por la impresora asociada al puesto de trabajo, que es la instancia rellenada por el ciudadano para solicitar el trámite, en la que aparecen rellenos los campos de código de Usuario y 1ª Password. Se genera un documento electrónico que es exactamente igual al anterior en el que aparecen rellenos los campos código de Usuario y 2ª Password que se remite mediante correo electrónico a la Valija del Ciudadano. La operación de listar las claves se puede activar tantas veces como sea necesario, generando cada vez contraseñas con valores diferentes.
CLAVES DE ACCESO
Almacenamiento
Las contraseñas se encuentran criptografiadas en la Base de Datos y solo se visualizan en los documentos generados cuando se da de alta el Usuario.
Uso de las claves de Acceso
Primera Contraseña En la esquina superior derecha del home de la pagina www.aytoleon.es hay dos zonas definidas: la primera de ellas es la zona de validación de acceso a la Carpeta del Ciudadano y la segunda denominada Servicios on_line que permite acceder a la pantalla de búsqueda y solicitud de trámites. La primera de ellas es la zona de validación de acceso, consta de los campos usuario y contraseña, donde se introducirá el código del usuario y la primera contraseña. Una vez verificada la validación se accede a la Carpeta del Ciudadana y se muestra en la zona de validación un enlace con dicha carpeta, para poder navegar por el resto de la pagina Web y entrar de nuevo en ella sin tener que validarse de nuevo, y otro enlace que permite terminar la sesión de usuario, pasando a navegar por el portal como usuario genérico y no teniendo, por tanto, acceso a la Carpeta Ciudadana. La zona de Servicios Online que permite acceder a la pantalla de búsqueda y solicitud de trámites. No todos los trámites se pueden solicitar vía Online, solamente aquellos que se han catalogado por el Ayuntamiento para solicitarlos por esta vía. Se pueden seleccionar en la pantalla de búsqueda mediante el parámetro de selección de trámites Online
Cuando se accede al detalle de un trámite, que se puede solicitar vía Online, aparece activado un enlace que permite el acceso al formulario Web que inicia el trámite a través del Portal Ciudadano. Para hacer posible este acceso el Usuario previamente se habrá autenticado mediante su código de usuario y contraseña, si no lo esta le indicará un error comunicándole esta necesidad previa. Segunda Contraseña Existen trámites que por la sensibilidad de la información que contienen, exigen la utilización de unas condiciones de seguridad mayores, en estos casos la apertura de un formulario Web requerirá la introducción de la segunda Contraseña (la facilitada en la Valija del Ciudadano).
Modificación de Claves de Acceso
El Ciudadano en todo momento podrá modificar el código de sus contraseñas accediendo desde la carpeta del Ciudadano a la pantalla de cambio de contraseñas.
Olvido o pérdida de las claves de acceso
En caso de olvido o pérdida del código de usuario y/o de alguna de las contraseñas será necesario dirigirse al Ayuntamiento, mediante un correo electrónico a la dirección atencion-ciudadano@aytoleon.com, comunicando esta situación e identificándose mediante el Nombre, el documento de identidad (DNI, Pasaporte o Tarjeta de Residente) y si lo recuerda el código de usuario Web.
El Ayuntamiento que no tiene acceso a ver el contenido de sus claves, le asignará y comunicará unos nuevos valores.
CARPETA DEL CIUDADANO
La Carpeta del Ciudadano es una área del Portal Web del Ayuntamiento de León con acceso exclusivo para cada Ciudadano. Esta exclusividad esté garantizada porque solamente es posible acceder a los contenidos de los asuntos de cada ciudadano mediante la autentificación definida por su código de usuario y primera contraseña.
La carpeta del Ciudadano se compone de los siguientes bloques de información:
Valija : área que permite la consulta y envío de comunicaciones a miembros del Ayuntamiento en forma similar a la de correos electrónicos. Se permite el acceso a los correos enviados y recibidos. Registro : área que permite la consulta del estado de las solicitudes de registro emitidas por los ciudadanos, tanto desde la Web como presencialmente en la ventanilla del Ayuntamiento. Trámites: área que permite la consulta del estado de los procedimientos administrativos (trámites) en el Ayuntamiento, así como acceso a la documentación aportada.
Cambio de contraseñas : El usuario tiene acceso a modificar el contenido de sus dos contraseñas.
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